Qual a diferença entre DANFE e Nota Fiscal?

A emissão de documentos fiscais é uma obrigação legal para empresas de diversos ramos. Para as que atuam no comércio ou prestação de serviços não é diferente. Com eles podemos garantir transparência nos processos e a conformidade com a lei. Inclusive, dentre os mais comuns, estão o DANFE e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Embora sejam relacionados, esses documentos possuem finalidades diferentes.

Muitos profissionais ainda têm dúvidas, e até confundem a emissão e o recebimento de ambos. Neste texto, você entenderá a diferença entre ambos, assim como suas importâncias para um negócio e para o estado. Veremos também como esses documentos são utilizados, suas características e obrigatoriedades, e também como emitir cada um corretamente. Vamos lá?

O que é o DANFE?

O DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele acompanha a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no transporte de mercadorias. Para emiti-lo, é preciso obedecer ao guia do Manual de Integração do Contribuinte. É feito assim para facilitar no momento de conferir os dados dos documentos em XML (sigla em inglês para extensible Markup Language).

A necessidade de criá-lo veio para facilitar ainda mais a fiscalização na movimentação de produtos e garantir a rastreabilidade das operações.

O DANFE é impresso e contém informações relevantes sobre o produto transportado, como:

O nome de quem o emitiu e do destinatário;
A descrição dos itens ou serviços;
Valores unitários;
Valor total;
Impostos e outras informações fiscais;
NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL);
CST para empresas do Regime Normal e CSOSN para os optantes pelo Simples Nacional;
CFOP (Código Fiscal de Operações ou Prestações);
Quantidade;
Base de Cálculo, alíquota e valor do ICMS;
Alíquota e valor do IPI.

Qual é a importância para o negócio e governo?

Sem o DANFE, o transporte será considerado irregular, podendo gerar multas e até sanções para a empresa. Além disso, com a rastreabilidade garantida, a fiscalização fica facilitada e evitamos problemas logísticos.

Para o governo, permite que a fiscalização seja feita de forma ágil e eficiente, contribuindo para a redução da sonegação fiscal.

O documento tem uma chave de acesso de 44 dígitos para que a regularização seja consultada no portal da Secretaria da Fazenda Estadual. Além disso, possui código de barras e uma sequência de números gerados no momento da autorização para uso.

O que é Nota Fiscal?

A Nota Fiscal é um documento eletrônico formalizador de venda de um produto ou a prestação de um serviço. Ela é emitida para acompanhar a mercadoria ao destinatário e para comprovar a operação ao fisco.

Além disso, a Nota Fiscal também é vital para a gestão financeira da organização, por conta da verificação dos valores envolvidos na operação. Ela também serve como base para o cálculo de impostos.

O uso da NF-e entrou em vigor no país em 2006, por conta do Ajuste SINIEF 07/2005, que instituiu a obrigatoriedade de emissão, para substituir a nota fiscal impressa. Desde então, tornou-se uma prática comum e rotineira para quem realiza operações comerciais.

Você sabia que existem vários tipos de Nota Fiscal? Cada um se caracteriza de acordo com a operação comercial. Ou seja, usamos a de Venda ao Consumidor (NFC-e) para o comércio que envolve consumidores finais. Enquanto isso, a de Serviços Eletrônica (NFS-e) é utilizada na prestação de serviços.

É possível cancelar as documentações depois de emitidas?

Sim, é possível cancelar tanto uma DANFE quanto uma Nota Fiscal, mas devemos nos atentar aos prazos e procedimentos que o fisco determina. Ou seja, só será permitido cancelar se estiver na data limite determinada após a emissão do documento. Atente-se, pois cada estado ou município possui diferentes regras.

De modo geral, realizar o procedimento é simples. Basta emitir uma Nota Fiscal de cancelamento com informações idênticas aos da nota original, É preciso também indicar o motivo do cancelamento.

Não se esqueça que após esse processo, a NF original não terá efeitos fiscais da operação comercial em questão. Sua equipe de contabilidade deve ter atenção para os devidos ajustes, a fim de evitar falhas e retrabalhos.

Ressaltamos que, em casos de vendas já concluídas e com emissão oficial do documento, deve-se processar a anulação o mais rápido possível. Assim, o seu negócio evita percalços com o fisco.

Em quais casos o cancelamento é automático.

Em alguns casos, não é preciso emitir um documento de cancelamento, visto que o DANFE e a NF-e podem ser anuladas automaticamente. Existem três situações para que isso ocorra:

Quando há duplicidade na emissão do documento por alguma falha técnica ou por erro humano.

2. Outra situação é quando há algum erro, como dados incorretos do emitente ou do destinatário, valor da operação comercial ou tributos informados de forma errada.

3. Também é possível nos casos de desistência ou arrependimento de compra. Nesses casos, o emitente da NF deve fazer a solicitação e informar que houve desistência da venda, sendo esse o motivo do cancelamento.

Qual é a diferença entre DANFE e Nota Fiscal?

Até aqui você entendeu que o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e a Nota Fiscal Eletrônica são dois documentos distintos, porém complementares, certo? Você também já sabe que ambas fazem parte do controle de operações comerciais entre fisco, empresas e compradores. Então, o que difere uma da outra?

As principais diferenças estão no formato, finalidade e informações contidas em cada uma. Confira:

Formato.

A NF é digital, portanto emitimos eletronicamente, substituindo a antiga Nota Fiscal em papel. Já a DANFE é impressa e acompanha a mercadoria durante todo o transporte até o destino final. Ela servirá para comprovar que a Nota Fiscal Eletrônica foi de fato emitida.

Finalidade.

A NF-e comprove a operação comercial entre duas empresas ou entre uma organização e o consumidor final. Ela é necessária para a regularização fiscal, e também para emitir outros documentos, como a nota de devolução ou a complementar.

Já a DANFE tem como finalidade facilitar o transporte e a identificação do item, pois informa os principais dados da NF-e, como a descrição, o valor da operação comercial e o número de emissão.

Armazenamento.

Armazenamos a NF eletronicamente, e a Secretaria da Fazenda de cada estado estabelece regras diferentes para tal. Assim, garantimos a segurança e a integridade das informações contidas ali. A DANFE deve ser guardada por até 5 anos e em local de fácil acesso, para eventual fiscalização por parte do governo.

Por fim, não se esqueça: ambos os documentos são complementares e essenciais para o controle fiscal da sua empresa. Uma boa gestão tem o papel de organizar e realizar todos os processos conforme a lei.

Por isso, é fundamental entender a forma correta de emiti-los, e contar com equipes capacitadas e a tecnologia. Esses são alguns dos passos para o sucesso do negócio.

Sabia que os avanços tecnológicos facilitam o trabalho de quem precisa emitir muitas notas fiscais todos os dias. Estamos falando de sistemas de gestão empresarial, como o ERP (Enterprise Resource Planning).

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