CT-e: o que é e qual a importância na transportadora?

Toda empresa tem obrigações fiscais com o governo e na logística e transporte não é diferente. Uma delas, inclusive, é o CT-e, um documento fiscal eletrônico que todo gestor de transportes deve saber.

Um bom administrador está sempre atento às novidades e não perde tempo em analisar e definir oportunidades para alavancar o negócio. Por isso, torna-se de extrema importância estudar todas as inovações sobre os documentos necessários ao estado, até porque as mudanças nas datas, valores e outros detalhes são sempre atualizados.

Se você ainda não sabe da importância desse assunto ou como emitir um CT-e, convidamos você a acompanhar o artigo a seguir!

Entendendo o CT-e

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um documento do fisco criado para o setor dos transportes, sendo ele obrigatório para a grande maioria das empresas deste setor. Ele é responsável por registrar as prestações de serviços do transporte de cargas feito por qualquer meio, como caminhões, aviões, trens, navios e até dutos.

Ele é o substituto dos CTRC, também chamado de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, porque era necessário realizar uma versão diferente para cada tipo de meio de transporte. O CT-e unificou o registro de todos os meios em um só.

Veja só como era antes:

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8.

Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9.

Conhecimento Aéreo, modelo 10.

Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11.

Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27.

Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, para o transporte de cargas, exclusivamente.

Quando gerado pelo sistema, é preciso assiná-lo com o Certificado Digital da empresa e enviado para a SEFAZ, a qual concede a autorização. Note que não é preciso lidar com papeladas mais.

Como surgiu?

A CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária) e o Secretariado da Receita Federal criaram o CT-e em 2007, mas emiti-la não seria obrigatório nos próximos 10 anos para empresas no regime tributário real, lucro presumido ou optante do Simples Nacional. Quem tem registro no sistema Multimodal de Cargas também deve emitir o documento.

O único tipo de empresário que não é obrigado a preencher o documento é o MEI (Microempreendedor Individual). Mas, se desejar, um credenciamento pode ser solicitado na Secretaria da Fazenda do estado em que o CNPJ está registrado.

A importância na transportadora

O documento é importante para informar ao fisco sobre o serviço prestado e mostrando que tudo está dentro da lei. A emissão eletrônica facilita e agiliza o dia a dia dos colaboradores e agentes da fiscalização, pois não é preciso conferir a papelada impressa pelas transportadoras.

E tem mais benefícios, como:

Redução de custos com impressão, papel, tinta e armazenamento;

Reduz o tempo de auditoria e conferência de fretes;

Agiliza a viagem nos pontos de fiscalização;

Reduz a concorrência de empresas irregulares;

Auxilia na administração da empresa com o uso de softwares de gestão operacional centralizados.

CT-e e NFSe é o mesmo documento?

Há quem pense que ao emitir a NFSe, o CT-e não se faz necessário, mas não é bem assim. Mesmo que ambos sirvam para declarar serviços ao fisco e atestam a regularidade da operação, a principal diferença é:

NFSe é um documento eletrônico simplificador entre transportadora e prefeitura do município sede. Sendo assim, quando o transporte for feito dentro do mesmo município, usa-se o NFSe.

Emitimos o CTe para transporte entre municípios ou estados.

Como emitir o CT-e?

Realizar a emissão do CT-e é uma atividade rotineira para qualquer transportadora. Por isso, ela precisa ser simples e atender todos os requisitos pedidos pelo governo. Para simplificar o processo, o ideal é contar com softwares focados nesse tipo de atividade.

Credencie a sua empresa na Secretaria da Fazenda

Primeiro, é preciso solicitar o credenciamento do CNPJ e inscrição estadual na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) no local em que a sua empresa é sediada. Caso tenha filiais, elas também devem ser credenciadas.

Para isso, entre em contato com quem presta serviços contábeis para a organização e peça para realizarem a solicitação.

É importante saber que em alguns estados a SEFAZ pede que o CNPJ da empresa fornecedora do software emissor seja informado. Adicionalmente, o fornecedor deve optar bem aceite para efetivar o cadastro.

Obtenha o certificado digital

Para assinar documentos eletrônicos, é preciso ter um certificado digital. Ele tem a mesma validade jurídica que as assinaturas físicas e substitui os formulários AIDF (Autorização para impressão de documentos fiscais).

A grande vantagem é a alta segurança para a empresa e funcionários porque utilizam chaves criptografadas — o que elimina as chances de falsificação.

Existem 2 tipos de certificados digitais:

A3: tokens e smartcards com senhas de acesso que são inseridos nos computadores para a assinatura digital do titular.

2. A1: programas instalados em vários dispositivos para que diferentes usuários assinem simultaneamente.

Para utilizar o A3 é necessário treinar os funcionários para utilizarem o sistema e criar uma cultura organizacional de integridade, para evitar fraudes. Além disso, todos os funcionários devem entender a importância das obrigações fiscais e emissão do CT-e.

Conte com um bom sistema para as emissões

A facilidade na emissão de CT-e vai depender bastante do sistema utilizado para gerir as operações da empresa. Para isso, pesquise com fornecedores e até entre concorrentes.

É importante lembrar que só quando o CT-e é emitido e autorizado, o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é liberado para dar início ao transporte.

Um bom software de gestão industrial dispõe de uma série de funcionalidades para os departamentos da organização. Para a parte fiscal, o programa deve ter opção para:

Importação de dados da nota fiscais das mercadorias diretamente do SEFAZ para agilizar o trabalho e evitar falhas de digitação;

Emissão de CT-e de forma simples e intuitiva;

Cálculos automáticos e precisos;

Emissão de contratos de frete e faturamento ágil dos mesmos;

Integração para gerar CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte) e PEF (Pagamento Eletrônico de Frete);

Comunicação direta com clientes e fornecedores;

Ferramenta para rastreio de cargas para controle interno e para clientes;

Gestão do armazém e outros departamentos, como o comercial, para cadastrar clientes, fornecedores, tabelas de frete e muito mais;

Acesso à plataforma por diferentes dispositivos, com permissões especiais para cada funcionário;

Integração com outros programas já utilizados na empresa.

A solução digital para a sua empresa

A IN4 é um ERP para gestão industrial para a sua transportadora. Oferecemos software altamente personalizável para automatizar e facilitar os processos que você precisa, atendendo as necessidades de todos os departamentos.

Mas por que ter um ERP de gestão para indústria para auxiliar a área fiscal? A In 4 é a solução digital facilitadora do trabalho dos colaboradores e administradores, então por quê não investir?

Com um sistema tributário tão complexo, como o do Brasil, apostar em soluções digitais é uma boa estratégia para o compliance entre a sua empresa e o governo.

No departamento fiscal, o ERP vai otimizar o controle de fluxo de caixa, refinar a gestão fiscal, auxiliar em um controle maior de despesas, monitorar e agilizar a emissão de NFe e CT-e, centralizar dados e informações da empresa, aumentar a segurança e oferecer maior acurácia no balanço fiscal.

E então? O que você está esperando? Conheça a IN4 e tudo que podemos fazer pelo seu negócio.