Erros comuns na implementação de ERP

Um sistema ERP (sigla em inglês para Enterprise Resource Planning) pode trazer muitos benefícios para uma organização. No entanto, sua implementação pode ser complexa e afetada por erros comuns, levando a atrasos nas operações diárias, custos adicionais e, em casos extremos, falhas completas do sistema.

Tais erros ocorrem por várias razões, como a falta de planejamento adequado, comunicação falha entre as equipes, falta de treinamento e envolvimento de quem o usará. Por isso, as empresas devem estar cientes da possibilidade desses erros e pensar medidas preventivas para evitá-los.

A seguir, vamos expor alguns dos erros mais comuns que as empresas cometem ao implementar um sistema ERP e explorar meios de evitá-los. Vamos lá?

Afinal, o que é um ERP?

Para contextualizar, o ERP é um sistema integrado para gestão empresarial. Ele unifica todos os processos de uma empresa em um único software. Essa solução permite mais eficiência para gerar, armazenar e compartilhar informações e processos em todas as áreas como finanças, contabilidade, recursos humanos, compras, vendas, produção e logística.

O ERP é composto por vários módulos em uma interface customizável e atualizada simultaneamente. Isso ajuda a melhorar a comunicação e a colaboração entre as equipes, além de permitir a tomada de decisões mais informadas e estratégicas com base em dados precisos e sempre atualizados.

Implantar um Enterprise Resource Planning traz muitos benefícios, como:

Redução de custos com outros softwares;
Aumento da eficiência e produtividade;
Melhoria na tomada de decisões;
Aumento da visibilidade e controle sobre o que se passa dentro da empresa.

Erros comuns ao adotar um ERP.

Falta de planejamento

A implementação de um sistema ERP requer análises cuidadosas de todas as áreas para assim garantir eficácia e atender às necessidades da organização.

O planejamento adequado é essencial para garantir que o sistema seja bem-sucedido. Por isso, a falta dele leva a atrasos, custos adicionais e até mesmo ao fracasso do projeto. Ou seja, é essencial dedicar tempo suficiente para preparar a implementação do Enterprise Resource Planning.

Ok, mas como fazer isso? Algumas das etapas importantes para serem incluídas no planejamento são:

Identificação de necessidades e objetivos da empresa;
Definição dos processos que o sistema deve integrar;
Reavaliação de fornecedores;
Escolha do sistema ERP certo para a empresa — levando em consideração que o mercado tem muita variedade do sistema;
Definição de uma equipe que ficará responsável pelo projeto;
Cronograma realista para a implementação.

Delegar a equipe errada.

Delegar um grupo de pessoas erradas é outro erro comum, considerando que adotar sistemas requer equipe experiente e bem treinada para garantir que o projeto seja concluído com sucesso. Esse tipo de erro acarreta problemas e falhas durante a implementação, sabia?

Isso pode acontecer tanto com uma equipe interna — que não tem experiência suficiente ou não possui conhecimento técnico necessário — quanto confiar em uma consultoria externa sem familiaridade com os requisitos específicos da empresa.

Para evitar essa situação, certifique-se de que a equipe escolhida tem experiência com o programa e saiba gerenciar projetos. Ou seja, pessoas que possuam conhecimento técnico e experiência prática. Além disso, elas devem trabalhar bem em grupo, ter espírito de liderança e estar familiarizada com as operações e requisitos específicos da empresa.

Falta de treinamento.

A falta de treinamento dos funcionários é um erro comum que as empresas cometem ao implementar um sistema ERP. Embora a implementação de um sistema como o ERP traga numerosos benefícios para a empresa, como maior eficiência operacional, é essencial que os funcionários estejam adequadamente treinados para usufruir de tais vantagens.

Os funcionários, por não estarem familiarizados com as funcionalidades do sistema, podem errar na entrada de dados e processamento de informações, atrasar projetos e ter retrabalho. Tudo isso soma negativamente a produtividade da dos setores.

E como a solução é integrada, um setor pode atrapalhar outros e virar uma bola de neve de descontrole. Quem trabalha no varejo sabe que essa situação pode custar caro, com atrasos nas entregas e clientes insatisfeitos.

Para evitar esse erro, forneça treinamento adequado aos funcionários que usarão o ERP. Lembrando que ele deve ser administrado antes da implementação, e também ser contínuo para garantir que todos usem com eficácia. O treinamento ideal atende as necessidades de cada departamento ou função, para que fique claro a importância do uso na área atuantes.

Além disso, mostre que essa mudança só tem a acrescentar na produtividade de todos. Os benefícios do treinamento e uso devem ser compartilhados, mostrando como o novo sistema pode tornar suas tarefas mais fáceis e eficientes. Isso ajuda a criar uma cultura de apoio à mudança e incentivar os funcionários a aprender e usar o sistema com eficácia.

Não realizar manutenções periódicas.

Não fazer a manutenção adequada e recorrente também é um erro comum. E não estamos falando apenas do ERP, mas sim de qualquer solução digital.

A falta de manutenção pode levar a problemas, como falhas no sistema, falta de integridade dos dados, segurança do sistema, atrasos na entrada e processamento de informações. Fazer manutenções corretivas são mais custosas, em comparação às periódicas. Você não gostaria de consertar um erro depois de ter dados vazados ou erros nas informações entregues à Receita Federal, não é?

Para evitar esse erro, a manutenção deve ser planejada regularmente para garantir que o sistema esteja atualizado e funcionando. Manutenções programadas também são essenciais para não atrapalhar a produtividade dos colaboradores. Isto é, sabendo que haverá esse processo, eles podem se preparar para realizarem seus trabalhos antes ou depois, sem correr o risco de perderem dados.

A manutenção geralmente inclui atualizações de software, correção de erros e solução de problemas. Não se esqueça dos backups regulares para garantir a segurança e integridade dos dados. O lado bom é que o ERP lida com a nuvem, opção bastante facilitadora para armazenagem de informações.

Negligenciar manutenções leva a custos adicionais para a empresa. Se não for mantido adequadamente, será necessário realizar reparos caros ou até mesmo uma nova implementação. Portanto, se você quer garantir o sucesso do ERP a longo prazo, invista em manutenções recorrentes.

Ignorar o suporte do fornecedor do sistema.

É comum que gestores e líderes de projeto foquem em aspectos como a escolha do software, a configuração e personalização do sistema e treinamento dos usuários. Entretanto, um erro comum que muitas vezes é cometido é ignorar o suporte oferecido pelo fornecedor do ERP.

Esse é um recurso valioso para garantir o bom funcionamento da solução. Sabe por quê? Eles geralmente oferecem uma gama de serviços, como atendimento presencial, suporte remoto, consultoria especializada e treinamento adicional. Assim, eles ajudam a garantir que a sua empresa possa resolver problemas técnicos e de negócios relacionados ao ERP de maneira rápida e eficiente.

Ignorar a necessidade do suporte do fornecedor pode levar a prejuízos. Por exemplo, se ocorrer uma falha no sistema ou um problema técnico, a sua equipe perderá tempo tentando resolver a situação por conta própria. Além disso, sem o suporte, a empresa não terá acesso a vários recursos necessários para obter os melhores resultados.

Outro problema associado à falta de suporte do fornecedor é a falha na atualização e manutenção do sistema. Sem isso, o Enterprise Resource Planning fica desatualizado e vulnerável a problemas de segurança. As consequências não são boas: leva a perda de dados e informações confidenciais, além de comprometer a eficácia do sistema.

Por isso, considere apoiar-se no suporte do fornecedor que seja confiável e experiente. Para isso, é preciso pesquisar o mercado de soluções digitais e até pedir por indicações.

Aqui na In4, por exemplo, a equipe de suporte ao cliente é preparada para qualquer situação. Com profissionais especializados, garantimos à sua empresa um processo eficaz de implementação, além de ajudar a evitar os erros comuns listados anteriormente.

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