ERP e a emissão do CT-e: tecnologia nas transportadoras
O transporte de cargas é uma das principais atividades econômicas do Brasil. Para organizar o ir e vir de mercadorias é preciso emitir documentos obrigatórios por lei, como o CT-e. Para lidar com tantas complexidades, podemos contar com a ajuda da tecnologia nas transportadoras, como o uso de um ERP.
Quando o assunto é lei para o transporte rodoviário, a Agência Nacional dos Transportes Terrestres (ANTT) certifica que as leis sejam fiscalizadas por toda malha rodoviária, já que mais de 74% de tudo que o Brasil transporta é realizado nas estradas.
Com tantos veículos, é preciso emitir documentações para regularizar a mercadoria levada, não acha? Contudo, organizar e emiti-los se torna uma tarefa complicada, se feita manualmente.
Mas afinal, como a tecnologia pode ajudar na emissão eficiente, para evitar desconformidade com a lei, retrabalho e prejuízos financeiros para a transportadora? O artigo a seguir trata sobre esse assunto, e mostra como um ERP pode ser útil nessa tarefa, acompanhe!
O controle de documentos no transporte de cargas
O controle de documentos para o transporte é caracterizado pela gestão, emissão e armazenamento de documentos e informações para viabilizar o ir e vir de mercadorias pela empresa que o emite.
Realizar o controle é ter a noção dos documentos obrigatórios perante a lei e como eles podem ser manuseados de forma eficiente e sem retrabalhos. Existe um documento em específico que é essencial para muitas categorias: o CT-e, também chamados de Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)
O CT-e serve para documentar o serviço de transporte da carga. Ele é feito online direto no portal da Secretaria da Fazenda referente ao estado da empresa de origem. Além de documentar, ele também funciona como comprovante do que já foi cumprido,e portanto, coleta-se a assinatura do destinatário no momento da entrega.
Para obter o máximo controle sobre as mercadorias e prestação de contas, é de extrema importância validar o CT-e com a Nota Fiscal eletrônica. Qualquer erro pode ser determinante para os resultados de fim de período do negócio.
Para evitar essas situações, muitas empresas contam com a tecnologia para conferir e emitir o próprio CTe.
O papel da tecnologia no transporte de cargas
Investir em tecnologias específicas para a logística torna as operações mais dinâmicas e reduz custos no longo prazo, sabendo que esse sempre é um dos objetivos para qualquer empresa.
E não pense que o uso de softwares tem um único objetivo de estar em conformidade com a lei — quem tem a tecnologia como estratégia de negócio também mira na vantagem competitiva e construção de boa reputação no mercado.
Ou seja, esse é o fator crucial que agrega grande valor para uma empresa. Softwares, como o caso do ERP (Planejamento de recursos empresariais), auxiliam na visibilidade e controle do fluxo de atividades rotineiras da cadeia de suprimentos. Além disso, ela oferece redução de custos operacionais e substitui tarefas manuais maçantes e repetitivas.
Falaremos sobre o ERP mais tarde; antes, conheça os principais objetivos de adotar ferramentas modernas para a emissão de documentos e outros objetivos:
Redução de custos e retrabalho
Como já citamos anteriormente, a redução de custos atrai empresas de todos os segmentos — na logística não seria diferente. Quando se tem tarefas repetitivas realizadas manualmente, o tempo gasto custa dinheiro, e o retrabalho é causado por falhas humanas também. Isso inclui o preenchimento e emissão de documentos, ok?
Quando apoiamos em softwares de gestão, os custos podem ser exponencialmente reduzidos, por conta da automatização dessas tarefas.
Controle completo do estoque
O encalhe de mercadorias é uma questão relevante para quem está no ramo. Além de causar prejuízos por conta do custo de fabricação, o produto ocupa espaço no armazém e pode estragar, caso seja perecível.
Ao contar com um ERP, por exemplo, conseguimos obter precisão na entrada e saída dos armazéns. E tem mais: pode-se também identificar a data de vencimento, emissão de documentos, prestação de contas por parte do motorista, ocorrência de sinistros e muito mais.
Geração de insights
A integração de toda a empresa em um único software é o ideal para obter informações e dados sobre qualquer departamento. Quando se tem esse acesso, relatórios automáticos são emitidos para mostrar o desempenho do período. Dessa forma, os próximos passos e decisões importantes podem ser tomados orientado a dados completos.
Para se ter ideia sobre os dados que podem ser gerados, confira:
- Quantidade de mercadorias em estoque
- Documentos emitidos já entregues ou a caminho
- Quantidade de documentos emitidos no período
- Sazonalidade dos itens
- Produtividade da equipe
- Rotatividade do armazém
- Atrasos
- E muito mais.
Integração completa do supply chain
Integrar um novo software de gestão com outras tecnologias já usadas na empresa é uma questão muito procurada. Quando um sistema é integrado, há mais clareza de processos, já que as tecnologias interagem entre si e colaboram para um objetivo maior.
Segurança de dados
Ao utilizar tecnologias especializadas, os dados da sua empresa estão protegidos graças à criptografia e armazenamento em nuvem. Portanto, toda e qualquer informação gerada pela sua empresa estará segura, com diferentes níveis de acesso para cada departamento.
Agilidade na emissão de documentos
Transportar cargas é um trabalho dinâmico. De um lado os motoristas querem aproveitar ao máximo os fretes pelo país, e do outro, as transportadoras querem realizar muitas entregas e satisfazer o cliente.
Mesmo com tanta dinamicidade, não se pode esquecer da documentação obrigatória, conforme dita os órgãos reguladores. É aqui que o sistema digital entra em cena, com emissões automáticas e com acurácia, resultando em agilidade, conformidade com a lei e retorno financeiro.
Automação
Automatizar tarefas manuais e repetitivas ajuda na produtividade e orienta os colaboradores a desempenhar outras atividades com maior valor agregado.
A automação vai do simples, como o preenchimento dos dados básicos da empresa no CT-e, ao complexo, tal qual o processo de declaração de impostos.
O ERP é umas das principais tecnologias hoje
Utilizar um sistema de Planejamento de recursos empresariais, também chamado de ERP, traz ganhos a curto e longo prazo, independente do porte.
O sistema logístico ajuda não só na parte de emissão de documentos, mas também na gestão contábil, no monitoramento de compra e venda e até na gestão de pessoas.
Focando na última funcionalidade citada, o resultado da integração com o RH é o bom fluxo de comunicação entre os departamentos e clareza para a resolução de problemas técnicos.
Outras funcionalidades básicas de um ERP são:
- Dinamizar e simplificar operações;
- Apoia inteligência artificial com qualidade de dados para gerar relatórios;
- Gestão de armazéns e de estoque;
- Integra dados já gerados e padronizar dados a serem gerados;
- Gestão de documentos e cumprimento dos prazos;
E não acaba por aqui. A personalização é um forte desta ferramenta digital. Podemos agregar módulos de modo a atender as necessidades organizacionais. Mesmo com um modelo básico, é possível escalar o sistema à medida que o negócio cresce também — até porque o ERP está sempre se atualizando para acompanhar as mudanças na legislação.
A sua empresa procura facilitadores para a emissão de documentos, como o CT-e? Então, adotar um sistema ERP pode ser a resposta. Lembre-se: os ganhos não ficam somente com a gestão de documentos, até o RH sai ganhando.
Aproveite sua visita ao nosso blog e conheça o ERP da In4. Saiba como podemos ajudar na emissão de documentos da sua empresa.
